"Wir müssen in die Cloud." So begann das erste Gespräch mit Thomas, Regionalgeschäftsführer eines Handelsunternehmens mit drei Standorten in Baden-Württemberg, 60 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz im mittleren zweistelligen Millionenbereich. Solides, etabliertes Geschäft — und eine IT, die irgendwie mitgewachsen war, ohne je wirklich gestaltet worden zu sein.

Meine Gegenfrage war simpel: "Warum?"

Kurze Pause. Dann: "Alle machen das. Und unser Steuerberater hat gesagt, wir sollten."

Das ist kein Vorwurf — das ist die ehrlichste Antwort, die man in diesem Moment geben kann. Und sie ist der beste Ausgangspunkt für eine gute Entscheidung. Denn wer weiß, dass er den Grund nicht genau kennt, ist offen für Analyse. Wer glaubt, ihn zu kennen, ist es oft nicht.

Was wir als erstes gemacht haben



Bevor wir irgendetwas über Cloud gesprochen haben, wollten wir verstehen, was die IT eigentlich leisten muss. Nicht was die Systeme können — sondern was die Menschen täglich brauchen, was sie nervt, was sie aufhält.

Wir haben mit neun Mitarbeitern gesprochen. Einkauf, Lager, Buchhaltung, Vertrieb, einem Standortleiter. Keine Fragebögen, keine Workshops — kurze Einzelgespräche, maximal 30 Minuten.

Das Ergebnis war überraschend einheitlich. Das größte Problem war nicht die Infrastruktur. Es war die Zusammenarbeit zwischen den drei Standorten. Dokumente wurden per E-Mail verschickt, Anhänge mehrfach bearbeitet, Versionen verloren. Der Vertrieb arbeitete mit einer Preisliste, die der Einkauf schon längst aktualisiert hatte — aber die neue Version hatte noch niemand verschickt. Solche Situationen passierten wöchentlich.

Das zweitgrößte Problem: Die Buchhaltungssoftware lief auf einem lokalen Server, der 2017 installiert worden war. Der Hersteller hatte das Produkt 2022 eingestellt. Es gab noch Support — aber keinen Entwicklungsfahrplan mehr, keine Sicherheitsupdates, keine neuen Schnittstellen.

Was wir empfohlen haben — und was nicht



Wir haben keine große Cloud-Migration empfohlen. Keine Infrastrukturausschreibung. Keinen Vergleich zwischen AWS, Azure und Google Cloud.

Nicht weil das langfristig falsch wäre — sondern weil es für dieses Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt die falsche Reihenfolge gewesen wäre. Wer eine komplexe Infrastrukturmigration startet, ohne vorher Zusammenarbeit und Prozesse zu klären, löst das falsche Problem mit dem teuersten Werkzeug.

Wir haben zwei gezielte Schritte empfohlen.

Erstens: Microsoft 365 für alle drei Standorte. Teams für die Kommunikation, SharePoint als gemeinsame Ablage, OneDrive für Einzeldokumente. Keine Eigenentwicklung, keine komplexe Migration — ein standardisiertes Produkt, das genau das löst, was die Mitarbeiter täglich beschrieben hatten.

Zweitens: Evaluation und Ablösung der Buchhaltungssoftware. Nicht sofort, nicht unter Zeitdruck — aber mit einem klaren Zeitplan. Wir haben drei SaaS-Anbieter verglichen, Demos gemacht und eine Empfehlung geschrieben. Die Entscheidung hat Thomas selbst getroffen.

Die Umsetzung



Microsoft 365 war in sechs Wochen eingeführt. Nicht weil wir besonders schnell sind — sondern weil das Produkt das hergibt, wenn man es nicht zu komplex macht. Eine halbtägige Schulung pro Standort, durchgeführt von einem lokalen IT-Dienstleister, der die Umgebung kennt. Migration der bestehenden Daten in einem Wochenende.

Die neue Buchhaltungssoftware war drei Monate später live. Datenmigration, Paralleltest, Schulung, Produktivstart. Planbar, ohne Risiko, ohne Überraschungen.

Der Server im Keller läuft weiter. Er hostet zwei interne Anwendungen, die vorerst nicht migriert werden — weil der Aufwand den Nutzen nicht rechtfertigt. Das ist keine Schwäche, das ist eine bewusste Entscheidung. Er hat einen Wartungsvertrag, ein Monitoring und ein Ablösedatum in 18 Monaten.

Was dabei wirklich herauskam



Thomas spart heute etwa 30% gegenüber dem ursprünglichen Angebot eines Infrastrukturdienstleisters, der zu Beginn eine vollständige Cloud-Migration empfohlen hatte. Das ist erfreulich — aber nicht das Entscheidende.

Das Entscheidende ist, dass die Zusammenarbeit zwischen den Standorten sich fundamental verändert hat. Nicht wegen der Technologie — sondern wegen der Klarheit, die der Prozess erzeugt hat. Die Gespräche mit den neun Mitarbeitern haben sichtbar gemacht, wie tatsächlich gearbeitet wird. Und das hat eine Diskussion ausgelöst, die längst überfällig war.

Der Vertriebsleiter hat mittlerweile einen gemeinsamen Produktkatalog aufgebaut, den alle drei Standorte pflegen und der automatisch synchronisiert wird. Das war keine IT-Empfehlung — das war seine eigene Idee, entstanden aus dem neuen Werkzeug.

Cloud ist kein Ziel. Es ist ein Werkzeug. Die Frage ist nie "AWS oder Azure" — die Frage ist "Was wollen wir eigentlich erreichen?" Wer die zweite Frage zuerst stellt, trifft bessere Entscheidungen. Und spart dabei meistens auch Geld.