Anfang 2023 kam Marcus auf uns zu. Geschäftsführer eines Zulieferers, 120 Mitarbeiter, Standort Ulm. Seine IT bestand aus einem externen Dienstleister, der "irgendwie alles macht", einem Server im Keller und einem internen IT-Mitarbeiter, der hauptsächlich Drucker reparierte und Passwörter zurücksetzte.

Kein Notfall. Kein akutes Problem. Aber das wachsende Gefühl, dass die IT das Unternehmen nicht mehr trägt — sondern still bremst.

Was wir vorfanden



Wir haben keine Analysewoche gemacht und kein 60-seitiges Gutachten geschrieben. Stattdessen drei Gespräche: mit Marcus, mit dem IT-Mitarbeiter, mit dem externen Dienstleister.

Das Bild war schnell klar. Gute Menschen — aber unklare Verantwortlichkeiten. Der Dienstleister reagierte auf Tickets, dachte aber nicht mit. Der interne Mitarbeiter wollte mehr Verantwortung, hatte aber keinen Auftrag dafür. Marcus traf IT-Entscheidungen nach Bauchgefühl, weil ihm niemand eine strukturierte Grundlage lieferte.

Niemand war schuld. Das System war einfach nie bewusst gestaltet worden.

Was wir verändert haben



Wir haben nichts ausgetauscht. Keinen Dienstleister gekündigt, keine neue Software eingeführt, keine Migration gestartet.

Wir haben Verantwortlichkeiten schriftlich geklärt. Wer entscheidet was. Wer wird informiert. Wer hat Budgetfreigabe bis zu welcher Höhe. Zwei Seiten. Kein Konzeptpapier.

Der interne IT-Mitarbeiter bekam einen neuen Titel, einen echten Aufgabenbereich und — das war entscheidend — einen festen Platz in der monatlichen Geschäftsleiterrunde. Nicht als Berichterstatter, sondern als Gesprächspartner.

Der externe Dienstleister bekam einen neuen Vertrag. Klare SLAs, definierte Reaktionszeiten, ein jährliches Review-Gespräch. Nichts Exotisches — aber vorher hatte nichts davon existiert.

18 Monate später



Der IT-Koordinator hat eigenständig Microsoft 365 eingeführt. Teams, SharePoint, gemeinsame Ablage über alle Abteilungen. Geplant, kommuniziert und durchgeführt — ohne externe Begleitung.

Der Keller-Server steht noch. Er ist stabil, er wird gewartet, und er hat einen klaren Ablöseplan mit Datum. Kein Aktionismus, kein unnötiger Aufwand.

Marcus hat uns irgendwann geschrieben: "Ich merk, dass die IT nicht mehr das Thema ist, über das ich nachts nachdenke."

Das ist das Ziel.